הטעות הנפוצה ביותר היא בחירת תפריט שמבוסס אך ורק על הטעם האישי של הזוג, מבלי לקחת בחשבון את האורחים. חתונה ישראלית ממוצעת מורכבת מלפחות שלושה דורות, עם הבדלי טעם, הגבלות דיאטטיות ורמות "העזה קולינרית" שונות לחלוטין. סבא שגדל על שניצל וציר לא בהכרח מתרגש מ"קציצות עגל עם ריזוטו כמהין ורוטב טרופי". מאידך, חברים בני עשרים של הזוג עשויים להתאכזב מתפריט "קלאסי" שאין בו שום הפתעה.

אי-התחשבות בהרכב האורחים יוצרת מצב שבו חלק מהשולחנות מרוצים לחלוטין וחלק אחר – בדרך כלל המבוגרים יותר – מרגישים שהאוכל "לא בשבילם". זה לא מה שרוצים לשמוע ביום שאחרי.

בחתונה של 150 איש, ניתן לצפות סטטיסטית ל-10–15 אנשים עם אלרגיה או רגישות מזון כלשהי – גלוטן, לקטוז, אגוזים, פירות ים ועוד. בנוסף, כ-8–12% מהאוכלוסייה מגדירים עצמם טבעונים או צמחונים, ואחוז גבוה נוסף שומר כשרות ברמות שונות. כאשר לא שואלים את האורחים מראש ולא מתאמים עם הקייטרינג, אנשים מגיעים לשולחן ומגלים שאין להם מה לאכול – או גרוע מכך, שאכלו משהו שמזיק להם.

גם כאשר שואלים, הבעיה לא תמיד נפתרת: הקייטרינג "מכין משהו בצד" לטבעונים – ויוצא צלחת עלובה של ירקות מבושלים שמרגישה כמו עונש. האורח הטבעוני יוצא עם תחושה שנשכחו ממנו, גם אם הכוונה הייתה טובה.

קבלת פנים בחתונה ישראלית היא אמנות בפני עצמה – שפע של מעדניות, סלטים, תחנות אינטראקטיביות ומנות טעימה. הבעיה: כאשר קבלת הפנים "כבדה" מדי, האורחים מגיעים לשולחן הסעודה שבעים לחלוטין, ולא מסוגלים ליהנות מהמנות העיקריות שבדרך כלל יקרות יותר ומושקעות יותר. הקייטרינג מגיש מנות עיקריות מרשימות – ומחצית מהן חוזרת למטבח כמעט בשלמותן.

זוגות רבים בוחרים תפריט קבלת פנים עשיר כי הם רוצים שהאורחים "יירגשו שיש הרבה". אבל "הרגשת שפע" לא חייבת לבוא ממנות כבדות – היא יכולה לבוא מגיוון, מהגשה יפה, ומחידושים קולינריים שמעניינים את העין ואת החך מבלי לשבוע לחלוטין.

יש הבדל גדול בין מנה שמצוינת במסעדה של 40 מקומות לבין מנה שמוגשת לאולם של 200 איש בו-זמנית. מנות שדורשות הכנה "ברגע האחרון" – כמו ריזוטו, סטייק לפי בקשה, או כל מנה שדורשת בישול אינדיבידואלי – נהיות בעייתיות מאוד בקנה מידה גדול. הן מגיעות קרות, מחוממות יתר על המידה, או לא עקביות בין שולחן לשולחן.

הבעיה מחריפה כאשר בוחרים קייטרינג על בסיס טעימה מבלי לשאול "איך זה מגיע בחתונה של 200 איש?". ייתכן שהסטייק בטעימה היה מושלם – אבל בחתונה, כאשר 40 מנות יוצאות בו-זמנית, חלקן מגיעות בדרגת עשייה שגויה.

בחתונות ישראליות, ילדים הם נוכחות קבועה – ולעיתים קרובות תפריט הילדים הוא המחשבה האחרונה. "יהיה שניצל ופרנצ'פריז" הוא הפתרון הנפוץ, שאמנם עובד אבל מפספס הזדמנות. כאשר ילדים מקבלים מנה זרוקה ולא מחושבת, ההורים שיושבים לצדם מרגישים זאת. ובמיוחד בחתונות שבהן יש ילדים רבים – תפריט ילדים גרוע יוצר בלגן: ילדים שלא אוכלים, ניסיונות לקחת מהצלחת של ההורים, ובכי.

מעבר לאוכל עצמו, יש להתחשב גם בתזמון. ילדים רעבים לפני מבוגרים – הם לא מסוגלים לחכות שעה וחצי לסעודה. תפריט ילדים שמגיע מוקדם יותר מהסעודה הכללית, בכמויות מותאמות – הוא שיקול שחוסך שאון מיותר.

גם תפריט מצוין יכול להיכשל בגלל תזמון גרוע. המנות מגיעות מהר מדי – ואורחים לא מספיקים לסיים לפני שמגיעה המנה הבאה. או לחלופין, ישנה המתנה ארוכה מדי בין מנה למנה – אורחים מתחילים לשחק בטלפון, הילדים יורדים מהכיסאות, והאווירה יורדת. תפריט שנבנה יפה אבל מוגש ללא קצב נכון הוא כמו סרט טוב עם עריכה רעה.

הבעיה הנפוצה ביותר בהקשר זה היא חוסר תיאום בין הקייטרינג לצוות האולם ולמנחה האירוע. הקייטרינג מוכן להוציא את המנה העיקרית, אבל המנחה עדיין באמצע נאום של 20 דקות – והמנות מחכות, מתקררות.

לחץ תקציבי הוא מציאות של כל זוג שמתכנן חתונה, וקייטרינג הוא לרוב אחד הסעיפים הגדולים ביותר בתקציב. אבל הניסיון לחסוך בקייטרינג מעל לנקודה מסוימת עלול לעלות ביוקר – לא בכסף, אלא בחוויה. קייטרינג זול שמגיש אוכל בינוני הוא אחד הדברים שנזכרים לרעה ביותר בחתונות.

הטעות אינה רק "לבחור בזול" – היא גם לא לשאול את השאלות הנכונות בפגישה. מחיר נמוך יכול להסתיר קיצורי דרך: בשר באיכות נמוכה יותר, ירקות שאינם טריים, מטבח שמכין הכל יום קודם ומחמם. ניתן לזהות זאת בטעימה – אם מדגישים כמות על פני איכות, זהו סימן אזהרה.